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Bei manchen Kunden darfst du nicht einfach vorbeikommen – der Besuch muss vorher abgestimmt werden. Vielleicht muss jemand die Tür aufschließen, oder der Standort ist nur zu bestimmten Zeiten zugänglich. Für solche Fälle gibt es in blueplant die Kundenabstimmung: Du schlägst dem Kunden einen Termin vor, und er kann ihn bestätigen oder ablehnen. So vermeidest du unnötige Fahrten zu verschlossenen Türen – und der Kunde weiß im Voraus, wann jemand kommt.

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Wann brauchst du das?

Nicht jeder Standort muss abgestimmt werden. Ob eine Abstimmung nötig ist, hängt am Standort: Manche Standorte sind so eingestellt, dass jeder Termin vorher mit dem Kunden geklärt werden muss. Bei allen anderen Standorten kannst du einfach planen und losfahren.
Ob ein Standort eine Abstimmung verlangt, legst du beim Standort fest – siehe Kunden & Standorte anlegen. Diese Seite beschreibt, wie die Abstimmung dann im Alltag abläuft.

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So stimmst du einen Termin ab

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Termin öffnen

Öffne im Kalender den Termin, den du mit dem Kunden abstimmen möchtest.
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Vorschlag senden

Sende dem Kunden einen Terminvorschlag. Der Termin steht damit auf vorgeschlagen – das heißt, der Kunde hat den Vorschlag erhalten und du wartest auf seine Antwort.
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Antwort abwarten

Antwortet der Kunde, wechselt der Termin auf bestätigt oder abgelehnt. Den aktuellen Stand siehst du direkt am Termin.
4

Bei Ablehnung neu planen

Wurde der Termin abgelehnt, schlägst du einfach einen neuen vor – verschiebe ihn auf eine andere Zeit und sende den Vorschlag erneut.
Damit die Abstimmung beim richtigen Ansprechpartner landet, sollte am Kunden eine Kontaktperson hinterlegt sein. Wie du Kontaktpersonen pflegst, steht unter Kunden & Standorte anlegen.

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Die Abstimmungs-Zustände

Jeder Termin, der abgestimmt wird, hat einen eigenen Abstimmungs-Zustand. Er ist unabhängig davon, ob der Termin schon durchgeführt wurde – er sagt nur etwas über die Zustimmung des Kunden aus.

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Gut zu wissen

Sobald der Kunde bestätigt oder ablehnt, wirst du benachrichtigt, sodass du sofort reagieren kannst. Mehr dazu unter Benachrichtigungen.
  • Die Kundenabstimmung ist von der Durchführung des Termins getrennt: Ein Termin kann „bestätigt” sein und trotzdem noch „geplant” auf seine Durchführung warten. Wie der Durchführungs-Status funktioniert, steht unter Termine planen.
  • Auch Termine aus einer Serie lassen sich einzeln abstimmen.
Termin-Formular im blueplant Web-Programm mit dem Abschnitt zur Kundenabstimmung

Das Termin-Formular mit dem Abschnitt „Terminabstimmung“ – hier sendest du einen Vorschlag an den Kunden oder erfasst die Antwort. Zum Vergrößern anklicken (öffnet in neuem Tab).