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In den Einstellungen legst du fest, wie blueplant für deinen Betrieb arbeitet. „Mandant“ ist dabei nur ein anderes Wort für deinen Betrieb – also dein Unternehmen mit allen seinen Mitarbeitenden, Kunden und Daten. Was du hier einstellst, gilt deshalb für alle Mitarbeitenden und sowohl im Büro als auch in der App. Diese Einstellungen ändert man selten – meist nur einmal bei der Einrichtung. Dafür wirken sie sich überall aus, deshalb lohnt es sich, sie in Ruhe durchzugehen.
Mandanten-Einstellungen im blueplant Web-Programm (Allgemeines, Termine, App, Fahrzeiten)

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Was alles zur Administration gehört

Die Mandanten-Einstellungen sind ein Teil der Administration. Weitere Verwaltungsbereiche haben jeweils eine eigene Seite:

Ressourcen

Pflanzen, Gefäße, Substrate, Zusatzleistungen und Fahrzeuge.

Mitarbeiter

Konten, Rollen, Berechtigungen und Arbeitszeiten.

Leistungsnachweise

Belege gestalten und automatisch erzeugen lassen.

Tarif & Abrechnung

Welche Grenzen gelten und was Professional bietet.
Die Einstellungen und die Abrechnung sieht und ändert nur die Rolle Verwaltung (siehe Wer darf was).

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So öffnest du die Einstellungen

1

Einstellungen aufrufen

Klicke in der linken Menüleiste auf Einstellungen.
2

Werte anpassen

Stelle die gewünschten Regeln und Vorgaben ein (siehe unten).
3

Speichern

Mit Speichern gelten die Änderungen sofort – auch für die Mitarbeitenden unterwegs in der App.

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Wichtige Einstellungen

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Regeln für Termine

  • Vorbereitungszeit – ein Zeitpuffer, den blueplant bei der Planung vor einem Termin einrechnet (z. B. fürs Ein- und Ausladen).
  • Durchschnittliche Pflegedauer je Pflanze – ein Richtwert, mit dem blueplant abschätzt, wie lange ein Besuch dauert, und Termine entsprechend einplant.
  • Leistungsnachweis automatisch erzeugen – ob nach jedem abgeschlossenen Termin automatisch ein Leistungsnachweis erstellt wird.
  • Termine standardmäßig als Vorschlag – ob neue Termine an Standorten mit Kundenabstimmung gleich als Vorschlag an den Kunden gehen.
  • Termin-Bewertung – ob die Person nach einem Termin eine kurze Bewertung abgeben kann.

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Regeln für die Pflege unterwegs

  • QR-Scan-Pflicht – Du kannst festlegen, dass eine Pflanze vor dem Pflegen zwingend gescannt werden muss. Jede Pflanze trägt einen kleinen QR-Code (einen Aufkleber mit einem Quadrat-Muster, das das Smartphone lesen kann). Ist die Scan-Pflicht aktiv, stellt das sicher, dass wirklich die richtige Pflanze dokumentiert wird und nichts verwechselt wird.
  • Wasserstand erfassen – Du legst fest, ob beim Dokumentieren einer Pflanze auch der Wasserstand mit erfasst wird. Der Wasserstand wird am Wasserstandsanzeiger an der Pflanze abgelesen und von Hand eingetragen.

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Regeln für die Arbeitszeit

  • Erste Fahrt zählt zur Arbeitszeit – Du entscheidest, ob die erste Fahrt eines Tages (von zu Hause oder vom Betrieb zum ersten Kunden) bereits als Arbeitszeit gilt.
  • Letzte Fahrt zählt zur Arbeitszeit – Genauso für die letzte Fahrt des Tages (vom letzten Kunden zurück). Diese Vorgaben helfen, die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden korrekt zu berechnen.

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Stammdaten & Anzeige des Betriebs

  • Sprache & Region – Hier hinterlegst du Land und Währung deines Betriebs. Davon hängt unter anderem ab, wie Beträge und Formate angezeigt werden.
  • Ziel-Adresse der QR-Codes – die Internetadresse, auf die die QR-Codes an deinen Pflanzen verweisen.
Die einzelnen Mitarbeitenden können in der App zusätzlich ihre eigene Anzeigesprache wählen. Das ändert nur ihre persönliche Ansicht und nicht die Einstellungen des ganzen Betriebs.

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API & Schnittstellen

Für die Anbindung an andere Systeme kannst du einen API-Schlüssel erzeugen und bei Bedarf wieder löschen. Über die Schnittstelle lassen sich Daten automatisiert mit anderer Software austauschen. Wie das genau funktioniert, steht in der API-Dokumentation.
Ein API-Schlüssel ist wie ein Passwort: Gib ihn nur an vertrauenswürdige Systeme weiter und lösche ihn, sobald er nicht mehr gebraucht wird.

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Gut zu wissen

Diese Einstellungen ändert in der Regel die Rolle Verwaltung (siehe Wer darf was). Da sie für den ganzen Betrieb gelten, wirken sich Änderungen direkt auf die Arbeit im Büro und in der App aus.
  • Wer welche Einstellungen ändern darf, hängt von der Rolle ab.
  • Die Regeln zum Scannen und zum Wasserstand greifen unterwegs in der App – siehe Pflegeergebnisse dokumentieren.