So arbeitest du im Büro
Das Web-Programm (auch „Web-CRM” genannt) öffnest du am Computer in deinem Internet-Browser – du musst also nichts installieren. Hier passiert die ganze Vorbereitung und Verwaltung:- Stammdaten pflegen – also alle festen Grunddaten anlegen und aktuell halten: Kunden und Standorte, Pflanzen und Produkte, Mitarbeitende und Fahrzeuge.
- Planen – festlegen, in welchem Rhythmus ein Standort gepflegt wird, Termine und Touren zusammenstellen und Termine mit den Kunden abstimmen.
- Nachweisen und auswerten – Leistungsnachweise erstellen (das sind die Belege über die erledigte Arbeit) und auf dem Dashboard sehen, wie der Betrieb läuft.
So arbeitest du unterwegs
Die App installierst du dir auf dem Smartphone. Sie ist für die Mitarbeitenden gedacht, die direkt vor Ort beim Kunden sind und die Pflanzen pflegen:- Den Tag ansehen – welche Termine heute anstehen und in welcher Reihenfolge man sie am besten abarbeitet.
- Pflege dokumentieren – für jede Pflanze festhalten, in welchem Zustand sie war, wie viel Wasser sie hatte, ein Foto machen und Probleme melden. Das nennen wir ein Pflegeergebnis.
- Zusammenarbeiten – Aufgaben abarbeiten und über Kommentare mit dem Büro in Kontakt bleiben, auch ohne anzurufen.
Wie die beiden Teile zusammenspielen
Du kannst dir das Büro und die App wie zwei Seiten derselben Sache vorstellen. Im Büro wird festgelegt, was getan werden soll – unterwegs wird es getan und dokumentiert. Beide greifen auf denselben gemeinsamen Datenbestand zu.Im Büro wird geplant
Die Disposition stellt einen Termin für einen Kunden zusammen und teilt ihn einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zu.
Unterwegs erscheint der Termin
Die zugeteilte Person sieht den Termin automatisch in ihrer App – ohne dass jemand etwas weiterleiten muss.
Eine Person, beide Bereiche?
In kleineren Betrieben macht oft dieselbe Person beides – planen und vor Ort pflegen. Dafür gibt es eine kombinierte Rolle mit Zugriff auf beide Bereiche. Wer welche Bereiche sieht, hängt nämlich von der Rolle ab. Mehr dazu unter Wer darf was.Gut zu wissen
- Du musst dich nur einmal anmelden lassen: Mit denselben Zugangsdaten kommst du sowohl ins Web-Programm als auch in die App. Wie das geht, steht unter Anmeldung & erste Schritte.
- Welche Teile du tatsächlich nutzt, richtet sich nach deiner Aufgabe – das Büro arbeitet meist nur im Web-Programm, die Pflegekräfte meist nur in der App.
Änderungen sind sofort in beiden Teilen sichtbar: Was im Büro geplant wird, erscheint in der App – und was unterwegs dokumentiert wird, siehst du gleich am Computer. Es gibt also kein „Synchronisieren” oder „Hochladen”, um das du dich kümmern müsstest.