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Nicht jede Person in einem Betrieb braucht Zugriff auf alles. In blueplant bestimmt die Rolle, welche Bereiche jemand sieht und bearbeiten darf. Eine Rolle ist also wie ein Aufgabenprofil: Sie sorgt dafür, dass jede Person genau das vor sich hat, was sie für ihre Arbeit braucht – und nicht von Dingen abgelenkt wird, die andere erledigen. Das hält die Bedienung übersichtlich und schützt sensible Bereiche wie die Abrechnung. Deine Rolle wird beim Anlegen deines Kontos festgelegt. Du musst dich also um nichts kümmern – nach der Anmeldung siehst du automatisch die für dich passenden Bereiche.

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Die Rollen im Überblick

RolleWofür gedachtWo gearbeitet wird
VerwaltungVollzugriff auf alles, inklusive Einstellungen und AbrechnungBüro (Web)
LeitungÜberblick über den Betrieb und die wichtigsten KennzahlenBüro (Web)
DispositionTermine und Touren planen, Einsätze koordinierenBüro (Web)
PflegeTermine vor Ort beim Kunden abarbeiten und dokumentierenUnterwegs (App)
Pflege & PlanungKombinierte Rolle für kleine Betriebe: planen und vor Ort pflegenBüro & unterwegs

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Was die einzelnen Rollen tun

Die Verwaltung hat den umfassendsten Zugriff. Sie legt zum Beispiel neue Mitarbeitende an, vergibt deren Rollen, pflegt die Grundeinstellungen des Betriebs und kümmert sich um die Abrechnung (also den gebuchten Tarif). Wenn jemand sein Passwort vergessen hat, kann die Verwaltung ihm ein neues zuschicken lassen. Diese Rolle arbeitet im Web-Programm am Computer.
Die Leitung – zum Beispiel die Geschäftsführung oder Betriebsleitung – schaut vor allem auf den Gesamtüberblick: Wie läuft der Betrieb, sind alle Termine erledigt, wie effizient wird gearbeitet? Dafür ist das Dashboard mit den Kennzahlen gedacht. Auch diese Rolle arbeitet im Web-Programm.
Die Disposition ist die Einsatzplanung – das organisatorische Herz des Tagesgeschäfts. Sie legt fest, in welchem Rhythmus Standorte gepflegt werden, stellt die Termine und Touren zusammen und teilt sie den Pflegekräften zu. Fällt jemand aus, plant die Disposition um. Sie arbeitet im Web-Programm am Computer.
Die Pflegekräfte sind diejenigen, die vor Ort beim Kunden die Pflanzen versorgen. Sie arbeiten mit der App auf dem Smartphone: Sie sehen ihre Termine des Tages, dokumentieren für jede Pflanze das Pflegeergebnis und melden Probleme. Mit dem Büro stimmen sie sich über Kommentare ab, ohne anrufen zu müssen.
In kleinen Betrieben ist die Person, die plant, oft auch die, die vor Ort pflegt. Für diesen Fall gibt es die kombinierte Rolle „Pflege & Planung”. Wer sie hat, kann sowohl im Web-Programm planen als auch in der App vor Ort dokumentieren.

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Mitarbeitende des Betriebs sind nicht dasselbe wie Kunden-Kontaktpersonen

Wichtig zu unterscheiden: Die Rollen oben gelten für die Mitarbeitenden deines Betriebs – also die Menschen, die blueplant aktiv nutzen. Davon getrennt gibt es die Kontaktpersonen deiner Kunden. Das sind die Ansprechpartner vor Ort beim Kunden, zum Beispiel die Empfangskraft einer Arztpraxis. Sie sind keine blueplant-Nutzer und haben keine Rolle im obigen Sinn – können aber trotzdem in den Ablauf eingebunden sein, etwa wenn sie einen vorgeschlagenen Termin bestätigen oder ablehnen. Mehr dazu unter Termine mit Kunden abstimmen.

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Gut zu wissen

  • Die Rolle wird beim Anlegen eines Mitarbeiters vergeben und kann später jederzeit geändert werden, wenn sich die Aufgaben einer Person ändern.
  • Siehst du einen Bereich nicht, den eine Kollegin sehr wohl sieht, liegt das meist an einer anderen Rolle – das ist gewollt und kein Fehler.
  • Eine Übersicht, welcher Bereich im Büro und welcher unterwegs läuft, findest du unter Die zwei Arbeitsbereiche.