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Eine Aufgabe ist ein kleines To-do, das blueplant für dein Team festhält – zum Beispiel „Pflanze im Empfang umtopfen“ oder „beim nächsten Termin Schädlinge kontrollieren“. So geht nichts unter, und alle sehen, was noch zu tun ist. Aufgaben kannst du sowohl unterwegs in der App als auch hier im Büro am Computer anlegen und bearbeiten – beide arbeiten mit denselben Aufgaben. Diese Seite beschreibt die Arbeit mit Aufgaben im Büro. Wie das unterwegs in der App aussieht, steht unter Aufgaben (App).

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Wo eine Aufgabe hängt

Jede Aufgabe lässt sich mit dem passenden Objekt verknüpfen, damit immer klar ist, worum es geht:
  • einem Termin
  • einer Serie (einer wiederkehrenden Terminfolge)
  • einem Standort
  • einer einzelnen Pflanze (in ihrer Produktakte)
Eine Aufgabe kann auch mit mehreren Objekten gleichzeitig verknüpft sein. Am verknüpften Objekt taucht sie dann automatisch auf.

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So legst du eine Aufgabe an

1

Objekt öffnen

Öffne das passende Objekt – zum Beispiel einen Termin, einen Standort oder eine Pflanze – und wechsle zum Bereich Aufgaben.
2

Aufgabe beschreiben

Gib einen kurzen Betreff und bei Bedarf eine genauere Beschreibung ein. Je klarer, desto besser versteht die nächste Person, was zu tun ist.
3

Zuweisen und Fälligkeit setzen

Ordne die Aufgabe einer Person zu und lege optional ein Fälligkeitsdatum fest. Die zugewiesene Person wird benachrichtigt.
4

Speichern

Nach dem Speichern erscheint die Aufgabe beim verknüpften Objekt und in der Aufgaben-Übersicht.

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Status verfolgen

Jede Aufgabe hat einen Status, der ihren Stand zeigt:
  • offen – noch nicht begonnen.
  • in Arbeit – jemand kümmert sich gerade darum.
  • erledigt – abgeschlossen.
So sieht jeder im Team auf einen Blick, was noch ansteht und was schon erledigt ist.

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Die Aufgaben-Übersicht

Im Büro gibt es eine zentrale Aufgaben-Übersicht, die alle Aufgaben deines Betriebs bündelt. Dort kannst du:
  • nach Zugewiesen an, Erstellt von, Status, Ebene, Kunde und Standort filtern,
  • sehen, wem eine Aufgabe zugewiesen ist und bis wann sie erledigt sein soll,
  • am Zähler erkennen, wie viele Aufgaben noch offen sind.
Die Ebene sagt dir, woran eine Aufgabe hängt: an einem einzelnen Produkt, an einem Standort, an einem Termin oder an einer Serie. Das ist hilfreich, wenn du wissen willst, ob eine Aufgabe einmalig ist oder bei jedem Besuch wiederkommt.

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Schnellfilter: Aufgaben von heutigen Terminen

Über der Liste liegt ein Umschalter Aufgaben von heutigen Terminen. Eingeschaltet zeigt er nur die Aufgaben, die zu den heute anstehenden Terminen gehören – also das, was dein Team heute unterwegs tatsächlich vorfindet. Genau dorthin führt auch der Absprung von der Kachel „Aufgaben heute” im Dashboard: Der Schnellfilter ist dann schon gesetzt. Sobald ein Filter aktiv ist, erscheint die Schaltfläche Filter zurücksetzen, die alle Filter auf einmal leert.
Weise Aufgaben gezielt zu, statt sie „irgendwie“ offen zu lassen. So ist immer klar, wer sich kümmert – und niemand denkt, jemand anderes mache es schon.

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Gut zu wissen

  • Aufgaben entstehen oft aus einem gemeldeten Problem: Aus einem Hinweis wird eine konkrete Folgearbeit, die nicht vergessen wird.
  • Wirst du selbst einer Aufgabe zugewiesen, erhältst du eine Benachrichtigung.
  • Für Notizen ohne To-do-Charakter nutzt du besser Kommentare.
Aufgabenübersicht im blueplant Web-Programm mit Filtern, Schnellfilter und Aufgabenliste

Die Aufgabenübersicht im Web-Programm: Filter, der Schnellfilter „Aufgaben von heutigen Terminen“ und alle Aufgaben mit Ebene und Status. Zum Vergrößern anklicken (öffnet in neuem Tab).